Politique de confidentialité
1. Objet de la politique de confidentialité
1.1. La présente politique de confidentialité (ci-après : la « Politique ») décrit comment la société Nuit et jour SA, ayant son siège Rue de Chantepoulet 1, CH-1201 Genève (ci-après : la « Société »), en qualité d’exploitante de l’établissement « CINEMA-HÔTEL LE PLAZA » (ci-après : l’« Hôtel »), collecte et traite les données personnelles de tout utilisateur (ci-après : l’« Utilisateur » ou les « Utilisateurs ») (i) du site web de l’Hôtel (ci-après : le « Site Web ») et (ii) des services qu’elle propose à toute personne dans le cadre de son exploitation de l’Hôtel.
1.2. La présente Politique s’applique à tout traitement de données personnelles, y compris notamment la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage, l’effacement ou la destruction de données et porte sur tous les types de données personnelles, notamment les données relatives aux personnes séjournant au sein de l’Hôtel.
1.3. La présente Politique décrit, concrétise et complète les dispositions légales, notamment celles de la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et de l’Ordonnance sur la protection des données (OPDo). Lorsque les conditions d’application du Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD) sont réunies, les dispositions pertinentes du RGPD sont également applicables.
1.4. Lorsque l’Utilisateur fournit à la Société des données personnelles, télécharge de la documentation sur le Site Web ou fait usage des services proposés par la Société, l’Utilisateur prend acte du traitement de ses données personnelles conformément à la présente Politique.
2. Responsable du traitement
2.1. La Société est responsable du traitement des données personnelles décrites dans la présente Politique et amenées à être récoltées et traitées par la Société, en qualité d’exploitante de l’Hôtel, notamment dans le cadre de la fourniture de services aux Utilisateurs de l’Hôtel.
2.2. Pour toute question relative à la présente Politique ou pour exercer ses droits en découlant, l’Utilisateur peut contacter le responsable de la protection des données, à savoir la Société à l’adresse suivante : contact@cinemahotel-leplaza.ch
3. Données personnelles traitées par la Société
3.1. En fonction de la nature de la relation entre la Société et l’Utilisateur, et en conformité avec les principes énoncés à l’Article 5 de la présente Politique, la Société peut traiter, notamment, les catégories de données suivantes qui se rapportent à une personne physique identifiée ou identifiable :
- Identité et coordonnées : nom, prénom, adresse, adresse e-mail et numéro de téléphone ;
- Données relatives à la réservation et au séjour : dates, type de chambre, nombre de personnes, préférences et demandes particulières ;
- Données de paiement et de facturation, dans la mesure nécessaire au traitement du paiement et à la comptabilité ;
- Informations nécessaires au respect des obligations légales applicables à l’activité hôtelière ;
- Communications échangées avec l’Hôtel ;
- Données techniques relatives à l’utilisation du site Internet de l’Hôtel, lorsque celles-ci sont collectées ;
- Images issues de la vidéosurveillance installée dans certains espaces publics ou accessibles au public de l’Hôtel, conformément à l’Article 14 de la présente Politique.
3.2. Dans la mesure où la législation pertinente l’autorise et lorsque cela est nécessaire à la fourniture des prestations demandées ou que l’Utilisateur communique de telles informations à la Société, cette dernière peut être amenée à traiter des données personnelles sensibles (p. ex. données relatives à la santé). La Société ne traitera ce type de données que dans la mesure strictement nécessaire aux finalités concernées et conformément aux exigences particulières prévues par la législation applicable.
3.3. Lorsque l’Utilisateur communique à la Société des données personnelles concernant des tiers, il lui appartient de s’assurer qu’il est autorisé à les lui transmettre et, lorsque cela est requis, d’informer les personnes concernées du traitement de leurs données conformément à la présente Politique.
4. Finalité du traitement des données personnelles par la Société
4.1.1. Selon le traitement concerné, celui-ci peut être nécessaire, notamment, à l’exécution des obligations contractuelles de la Société, au respect d’une obligation légale ou réglementaire de la Société, à la sauvegarde d’un intérêt légitime de la Société exploitant l’Hôtel ou d’un tiers (p. ex. protection des systèmes et réseaux informatiques de la Société, fourniture des services de l’Hôtel), à pouvoir permettre à la Société de faire valoir ou défendre ses droits, ou reposer sur le consentement préalablement obtenu de la part de la personne concernée, lorsque celui-ci est requis.
4.1.2. En particulier, la Société traite des données personnelles afin de :
- Gérer les réservations, arrivées, départs et séjours ;
- Communiquer avec les clients de l’Hôtel avant, pendant et après leur séjour et leur fournir des services ;
- Gérer les paiements, factures, garanties et éventuels impayés ;
- Assurer la sécurité de ses clients, de ses collaborateurs et des biens de l’Hôtel ;
- Répondre aux demandes et réclamations ;
- Respecter les obligations légales, administratives, comptables et réglementaires ;
- Améliorer ses services et son organisation ;
- Opérer le Site Web de l’Hôtel ;
- Envoyer des communications commerciales lorsque cela est autorisé et, si le consentement est requis, lorsque celui-ci a été obtenu, étant précisé que le consentement peut être retiré à tout moment.
5. Principes régissant le traitement des données
5.1. Légalité
5.1.1. La Société traite les données personnelles conformément aux principes et exigences prévus par la législation applicable en matière de protection des données, en particulier la LPD et l’OPDo ainsi que, lorsque ses conditions d’application sont réalisées, le RGPD. Lorsque le traitement est susceptible de porter atteinte à la personnalité de la personne concernée, la Société s’assure qu’il repose sur un motif justificatif reconnu par la législation applicable, notamment le consentement de la personne concernée, un intérêt privé ou public prépondérant ou la loi.
5.2. Transparence
5.2.1. Le traitement des données par la Société doit, en principe, être effectué de manière à ce que l’Utilisateur en ait connaissance.
5.3. Principe de proportionnalité
5.3.1. Lors du traitement des données par la Société, le principe de proportionnalité doit être respecté. Conformément à ce principe, seules les données nécessaires et appropriées au but poursuivi peuvent être collectées.
5.3.2. En outre, les données personnelles ne peuvent être conservées par la Société que pendant la durée nécessaire à la réalisation du but poursuivi.
5.4. Finalité
5.4.1. Les données personnelles ne peuvent être collectées par la Société que dans un but précis et identifiable par la personne concernée et ne peuvent être traitées que de manière compatible avec ce but.
5.4.2. Si les données personnelles ne sont plus nécessaires au but du traitement, elles doivent être détruites ou rendues anonymes.
6. Origine des données personnelles
6.1. La Société peut obtenir des données directement auprès de l’Utilisateur, notamment, lors d’une réservation, d’un contact avec l’Hôtel ou du séjour de l’Utilisateur au sein de l’Hôtel.
6.2. Lorsque l’Utilisateur réserve par l’intermédiaire d’une plateforme telle que Booking.com ou Expedia, certaines données nécessaires à l’exécution de la réservation peuvent être transmises à la Société par la plateforme.
6.3. Les réservations et données nécessaires à leur gestion peuvent être enregistrées ou traitées dans le système de gestion hôtelière (PMS) utilisé par l’Hôtel et la Société, actuellement protel, et transiter par notre gestionnaire de canaux (channel manager), actuellement D-EDGE, selon les flux techniques configurés.
7. Communication des données personnelles
7.1. Afin de se conformer à ses obligations légales, réglementaires, administratives et/ou fiscales ainsi qu’à toute décision qui lui serait imposée par une autorité, la Société peut communiquer à des tiers les données personnelles de l’Utilisateur.
7.2. S’agissant de l’utilisation du Site Web, les données personnelles de l’Utilisateur peuvent être communiquées à des entités tierces, dans la mesure où cela est nécessaire au fonctionnement et à l’exploitation du Site Web de l’Hôtel, soit, notamment, à des sous-traitants de la Société fournissant des services liés au Site Web.
8. Méthodes de traitement des données et sécurité
8.1. Le traitement des données est effectué à l’aide d’ordinateurs ou d’outils informatiques, et dans le respect des buts indiqués dans la présente Politique. L’accès aux systèmes et aux données est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.
8.2. La Société ne prend pas de décisions exclusivement sur la base d’un traitement automatisé et qui a des effets juridiques sur la personne concernée ou l’affecte de manière significative (décision individuelle automatisée) ; la Société ne recourt pas à des systèmes de profilage via le Site Web. La Société maintient des mesures physiques, techniques et procédurales appropriées destinées à sécuriser les données personnelles de l’Utilisateur.
8.3. Bien que la Société prenne toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées et raisonnablement exigibles en vue de protéger les données personnelles des Utilisateurs contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction des données personnelles en question, aucun système n’est intégralement et entièrement sécurisé. La Société ne peut donc pas garantir aux Utilisateurs la sécurité, l’intégrité ou la confidentialité absolue de toute communication électronique ou autre traitement électronique des données.
9. Stockage des données et transferts
9.1. La Société stocke les données personnelles des Utilisateurs dans des serveurs qui sont situés sur le territoire suisse ou de l’Union européenne et qui sont sous le contrôle de la Société ou de ses sous-traitants.
9.2. Hormis la Suisse et l’Union européenne, la Société ne transfère, en principe, pas et ne rend pas accessibles les données personnelles des Utilisateurs vers d’autres pays. Dans l’hypothèse où les données personnelles des Utilisateurs devaient être transférées ou devenir accessibles hors de Suisse ou de l’Union européenne, notamment, en raison de l’infrastructure technique ou opérationnelle des fournisseurs et prestataires que la Société aurait choisis, la Société s’assurera que ce transfert ou cet accès est conforme à la législation applicable et mettra en place les garanties appropriées requises par la législation suisse sur la protection des données et, le cas échéant, par le RGPD (p. ex. en se basant sur les clauses types adoptées par la Commission européenne et disponibles à l’adresse suivante : https://commission.europa.eu/publications/publications-standard-contractual-clauses-sccs_fr).
10. Prestataires et systèmes utilisés par l’Hôtel
10.1. Pour assurer ses activités d’exploitation de l’Hôtel et les activités en découlant, la Société fait appel, à la date de la présente politique, aux prestataires techniques et commerciaux suivants, étant précisé que la liste n’est pas exhaustive et qu’elle est amenée à évoluer au fil du temps :
- protel, utilisé comme système de gestion hôtelière (PMS) ;
- D-EDGE, utilisé comme gestionnaire de canaux (channel manager) ;
- Booking.com, Expedia ou autres, utilisés comme plateformes de réservation lorsque l’Utilisateur choisit ces canaux ;
- Des prestataires de paiement, d’hébergement informatique, de maintenance, de messagerie ou d’autres services nécessaires au fonctionnement de la Société exploitant l’Hôtel.
10.2. Les données personnelles peuvent être communiquées aux prestataires choisis par la Société, afin de permettre le bon fonctionnement de l’Hôtel, aux plateformes de réservation, aux prestataires de paiement, aux conseillers professionnels, aux autorités ou à d’autres destinataires lorsque la loi l’exige ou lorsque la communication est nécessaire à la fourniture de la prestation.
10.3. Selon leur rôle, ces prestataires peuvent traiter des données pour le compte de la Société ou agir en tant que responsables distincts du traitement. Les modalités précises dépendent des services effectivement souscrits et de leur configuration.
11. Données collectées par des services tiers et cookies
11.1. La Société peut utiliser, sur son Site Web, des cookies, outils analytiques ou technologies similaires nécessaires à son fonctionnement ainsi que, selon leur configuration, des outils de mesure d’audience ou de marketing, susceptibles de traiter automatiquement des données analytiques directement sur les appareils des Utilisateurs et/ou transférer des données personnelles les concernant à des tiers. Les informations détaillées relatives aux cookies, à leurs finalités et à leur durée sont présentées dans la politique de cookies ou dans les paramètres disponibles sur le site.
12. Réservations via Booking.com, Expedia ou autres plateformes
12.1. Lorsque l’Utilisateur effectue une réservation via Booking.com, Expedia ou une autre plateforme de réservation, la plateforme traite également les données de l’Utilisateur conformément à sa propre politique de confidentialité et aux conditions applicables à la réservation.
12.2. La Société reçoit les données nécessaires à l’exécution de la réservation et à la fourniture des prestations réservées. Pour connaître le traitement effectué directement par la plateforme par le biais de laquelle la réservation a été effectuée, la Société invite l’Utilisateur à consulter leurs politiques de confidentialité respectives.
13. Marketing et communication
13.1. La Société peut utiliser les coordonnées de ses clients pour communiquer les informations nécessaires à la réservation ou au séjour.
13.2. Les communications commerciales sont envoyées conformément aux règles applicables. Lorsque le consentement est nécessaire, celui-ci est recueilli avant l’envoi des communications concernées.
13.3. L’Utilisateur peut se désabonner des communications commerciales à tout moment en utilisant le lien de désinscription présent dans les messages ou en contactant la Société à l’adresse figurant à l’Article 2 de la Politique.
14. Vidéosurveillance au sein de l’Hôtel
14.1. A des fins de sécurité des personnes fréquentant l’Hôtel et de protection des biens s’y trouvant, la Société a installé et utilise, au sein de l’Hôtel, des caméras de vidéosurveillance dans certains espaces communs et accessibles au public de l’Hôtel.
14.2. La vidéosurveillance mise en place a pour finalités principales de prévenir et, le cas échéant, de documenter des incidents portant atteinte à la sécurité des personnes ou des biens, ainsi que de contribuer à la constatation d’éventuelles infractions qui pourraient être commises au sein de l’Hôtel.
14.3. Les caméras de vidéosurveillance sont destinées à couvrir uniquement les zones nécessaires à ces objectifs. Elles ne sont, en particulier, pas installées dans les chambres et salles de bains de l’Hôtel ou autres espaces où une attente particulière de vie privée existe.
14.4. La Société s’efforce de limiter la prise de vue à son propre périmètre et d’éviter, dans la mesure du possible, de filmer des espaces publics extérieurs ou des propriétés voisines.
14.5. Les personnes entrant dans une zone surveillée sont informées de la vidéosurveillance au moyen d’une signalisation visible avant ou au moment de l’entrée dans la zone concernée.
14.6. Les enregistrements sont, en principe, conservés pendant la durée nécessaire à la réalisation de leur objectif, soit, en principe, 24 heures, puis automatiquement supprimés ou écrasés, dans le respect de la législation applicable. La durée exacte devra être adaptée à la configuration réelle du système de vidéosurveillance de l’Hôtel. Ils peuvent néanmoins être conservés plus longtemps lorsqu’un incident est constaté ou lorsque leur conservation est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits, ou au respect d’une obligation légale ou d’une demande d’une autorité compétente.
14.7. L’accès aux images est limité aux personnes autorisées et uniquement dans la mesure nécessaire à leur fonction. En cas d’incident ou d’infraction, les images peuvent être communiquées aux autorités compétentes lorsque cela est légalement justifié.
14.8. La vidéosurveillance n’est pas destinée à surveiller le comportement des collaborateurs de la Société actifs au sein de l’Hôtel.
15. Durée de conservation des données personnelles
15.1. Les données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis pendant les périodes supplémentaires requises par les obligations légales, notamment réglementaires, comptables ou fiscales, ou nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits.
15.2. Les durées de conservation peuvent donc varier selon la catégorie de données et la finalité concernée.
15.3. Les images de vidéosurveillance réalisées au sein des infrastructures de l’Hôtel sont soumises à la règle spécifique de l’Article 14 ci-dessus.
16. Droits d’accès des personnes concernées
16.1. Dans les limites prévues par la législation applicable, l’Utilisateur peut, notamment, demander des informations sur le traitement de ses données personnelles et y accéder. Le droit d’accès de l’Utilisateur consiste à savoir si des données personnelles le concernant sont traitées par la Société, et si oui, lesquelles, afin que l’Utilisateur puisse faire valoir ses droits énoncés à l’Article 16.2. L’Utilisateur a droit d’avoir accès aux données personnelles traitées en tant que telles, des informations sur l’identité du responsable du traitement des données personnelles, le but du traitement, la durée de conservation, l’origine des données et, le cas échéant, des informations sur les décisions individuelles automatisées.
16.2. Suite à l’exercice de son droit d’accès, l’Utilisateur peut, dans le respect du cadre légal, demander leur rectification sauf si la modification est interdite par une disposition légale, leur effacement ou exercer d’autres droits prévus par la loi, comme son objection au traitement de ses données par la Société.
16.3. Pour exercer ses droits découlant de la présente Politique ou poser une question relative à ses données personnelles, l’Utilisateur peut contacter la Société à l’adresse mentionnée à l’Article 2 de la présente Politique. A l’appui de sa demande, l’Utilisateur fournit, à tout le moins, une copie de sa pièce d’identité ou de son passeport valable au moment de sa demande. Le traitement de la demande de l’Utilisateur par la Société peut prendre jusqu’à 30 jours. Les demandes sont traitées dans les délais prévus par la législation applicable. Les renseignements sont en principe fournis gratuitement. Dans les cas prévus par la législation applicable, la Société peut toutefois exiger une participation aux frais, dans les limites légales, après en avoir informé l’Utilisateur.
16.4. Afin de protéger les données personnelles traitées, la Société se réserve le droit de demander à l’Utilisateur des informations supplémentaires afin de lui permettre de vérifier l’identité du demandeur. Si la Société estime que les informations fournies ne sont pas suffisantes et qu’elle ne peut donc pas établir de manière suffisante l’identité de l’Utilisateur, elle refusera de donner suite à la demande d’accès lui ayant été adressée par l’Utilisateur.
16.5. Lorsque l’exercice du droit d’accès est susceptible d’affecter les droits ou intérêts légitimes de tiers, la Société peut, dans les limites prévues par la loi, restreindre la communication, notamment en masquant les données concernant des tiers ou en refusant leur communication lorsque les conditions légales sont réunies. Le droit d’accès peut aussi être limité et restreint par des motifs légaux ou réglementaires ou par des intérêts prépondérants de la Société (p. ex. secrets d’affaires et professionnels), de ses employés, de ses prestataires et des clients de l’Hôtel.
16.6. En principe, l’Utilisateur se voit communiquer les données personnelles le concernant sous un format électronique courant, la Société se réservant le droit de procéder d’une autre manière si une communication sous format électronique engendrait pour elle des efforts disproportionnés.
16.7. Si l’Utilisateur estime que la réponse lui ayant été fournie par la Société n’est pas satisfaisante, il peut contacter le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) à l’adresse suivante : https://www.edoeb.admin.ch/fr/contact.
16.8. L’Utilisateur doit faire usage de son droit d’accès dans les limites des dispositions légales applicables à l’activité de la Société et à l’exploitation de l’Hôtel. La Société rend l’Utilisateur attentif au fait que l’exercice de certains droits, notamment l’effacement de données ou l’opposition à certains traitements, peut, lorsque les données concernées sont nécessaires à la fourniture d’une prestation demandée, avoir pour conséquence que la Société ne soit plus en mesure de fournir tout ou partie de cette prestation.
17. Mise à jour de la Politique
17.1. La présente Politique peut être adaptée lorsque les activités de la Société dans le cadre de son exploitation de l’Hôtel, ses prestataires, ses systèmes informatiques ou les exigences légales évoluent.
17.2. La version publiée sur le site Internet de l’Hôtel est la version applicable.
17.3. Dernière mise à jour de la Politique : octobre 2026.